Vältä teknisiä ongelmia hybridipalavereissa
Kokonaan tai osittain digitaalisesti järjestettävät kokoukset ovat tulleet jäädäkseen, kun säännöllisistä hybridipalavereista on tullut osa jokapäiväistä työelämää. Mutta kuinka asentaa ja säätää tekniikka niin, että vältyt huonolta äänenlaadulta, jäätyviltä näytöiltä ja teknisten ongelmien aiheuttamalta ajanhukalta. Lue tarkemmin, kuinka hybridikokoukset saa sujumaan ongelmitta.
Mikä hybridipalaveri oikeastaan on?
Hybridipalaveri on kokous, jonka osallistujista osa on paikalla fyysisesti ja osa digitaalisen yhteyden kautta, joko yksin tai ryhmittäin. Hybridipalavereista on muodostunut tärkeä kohtaamispaikka ja vaihtoehto perinteiselle kokoukselle, jossa osallistujat ovat fyysisesti läsnä.
Hybridipalaverien haasteena on perinteisesti ollut luoda kaikille osanottajille yhtäläinen osallistumisen tunne – olivatpa he läsnä paikan päällä fyysisesti tai etäyhteydellä. Toimivalla tekniikalla on tässä suuri merkitys.
Perustarvikkeet onnistuneen hybridipalaverin järjestämiseen
Hyvä äänenlaatu on kaiken a ja o
Digitaalisten kokousten huono äänenlaatu on meille kaikille tuttu asia. Hyvän äänenlaadun tarve korostuu hybridipalavereissa, joissa osa osallistujista on läsnä fyysisesti ja toiset digitaalisesti. Kannettavan tietokoneen kaiutin ja mikrofoni eivät yleensä tuota parasta mahdollista äänenlaatua. Siksi on järkevää investoida hyviin laitteisiin, joiden avulla sekä näet että kuulet kotitoimistosta käsin osallistuvat kollegasi. Näin kaikki pääsevät kokoukseen mukaan ja voivat antaa oman panoksensa käsiteltäviin asioihin.
Terävä kuva laadukkaalla webkameralla
Kun äänenlaatu on kohdallaan, on kuvanlaadun optimointi seuraavana listalla. Kotitoimistossa erillinen webkamera voi olla hyödyksi. Usein yhdistämme kotikonttorissa kannettavaan tietokoneeseen lisänäytön, jolloin kannettavan oman kameran toiminta voi heikentyä. Erillinen webkamera, jonka voi sijoittaa minne haluaa, on tällöin kätevä lisä.
Toimistolla laadukas erillinen webkamera on puolestaan erityisen tärkeä laite. Kun kokoushuoneessa on paikan päällä useita henkilöitä, jotka osallistuvat digipalaveriin yhdessä, on oleellista saada jokainen osallistuja mukaan videokuvaan. Tällaisissa tilanteissa kannettavan tietokoneen kamera ei todennäköisesti toimi. Korkeammalle sijoitettu erillinen kamera antaa laajemman kuvan, joka kattaa koko kokoushuoneen. Näin kaikki kokoushuoneessa läsnä olevat kuulostavat hyvältä ja näkyvät videokuvassa.
Konferenssijärjestelmä
Mikäli haluat ostaa kokonaispaketin, löytyy ratkaisuksi hyviä konferenssijärjestelmiä. Sopivien ratkaisujen valinnassa on otettava huomioon useita osatekijöitä. Tarkista huolella kokoushuoneen koko, palaverien osallistujien lukumäärä, äänen- ja kuvanlaatu, millaisia esitelmiä palavereissa pidetään ja mitkä videopalvelut ovat tapaamisissa yleisimmin käytössä. Kaikki nämä ovat oleellisia kysymyksiä.
Eri kokoushuoneisiin tarvitaan erilaiset näytöt
Gigantissa myytävät kokoustiloihin tarkoitetut näytöt eivät ole tavallisia televisioita. Ne on suunniteltu erityisesti videokokousten optimaaliseen toistoon ja jatkuvaan käyttöön. Näissä näytöissä on tavallisesti mattapinta, joka ehkäisee auringonvalon ja huonevalaistuksen aiheuttamaa häikäisyä.
Pienet hybridikokoustilat
Suosittelemme 43-tuumaista näyttöä pienimpiin kokoushuoneisiin. Näin näyttö on sopivalla etäisyydellä ja sitä on mukava katsoa.
Keskikokoiset hybridikokoustilat
Kun kokoushuoneen koko kasvaa hieman, kannattaa huoneeseen sijoittaa ylimääräinen mikrofoni osallistujien läheisyyteen, jotta äänenlaatu säilyy hyvänä kaiutinten sijainnista riippumatta. Keskikokoisissa palaverihuoneissa näytön koon voi kasvattaa jopa 55-tuumaiseksi.
Suuret hybridikokoustilat
Suurissa kokoustiloissa on tilaa jopa 75 tuumaiselle näytölle tai kahdelle näytölle. Sijoitus kannattaa, jos esimerkiksi toistat videokokouksen yhdellä näytöllä ja haluat nähdä muille osallistujille suoratoistetut kuvat toisella näytöllä.
Varmista, että kotitoimistossasi on hyvä valaistus
Hyvä valaistus on tärkeää huoneessa, josta osallistut videokokouksiin kotitoimistoltasi. Luonnonvalo on paras valaistus. Suurista ikkunoista pääsee sisälle tasaista ja miellyttävää valoa, mutta koska Suomessa on usein myös pimeää, voi sekä toimistolla että kotona työskennellessä olla tarvetta lisävalaistukselle. Tasaista valoa antavilla lampuilla työskentelytiloihin voi saada sopivan valaistuksen. Huomaa myös välttää taustavalon edessä istumista, sillä se huijaa kameraa ja tummentaa kuvan.
Vakaa verkkoyhteys
Verkkoyhteyden epävakaus voi joskus haitata kotona työskentelyä. Verkkoyhteys voi ajoittain pätkiä tai digipalaverin kuva sumentua, kun istut kauempana reitittimestä. Onneksi näihin pulmiin on olemassa näppäriä ratkaisuja. Muutamilla pienillä muutoksilla saat ulotettua verkkoyhteyden kotisi joka nurkkaan.
Vinkki! Mikrofonilla varustettu headset on täydellinen valinta digipalaveriin.
Hybridipalaverien yhteiset pelisäännöt
• Palaverin koolle kutsunut henkilö kirjautuu kokoukseen 10 minuuttia ennen sen alkua varmistaakseen, että tekniikka toimii niin kuin pitääkin. Näin tekniset ongelmat eivät aiheuta harmaita hiuksia kokouksen aikana.
• Vain yhden osallistujan laite on kytkettynä kokoushuoneen laitteisiin (ääni ja mikrofoni).
• Digipalaverin etäosallistujat pyytävät puheenvuoron toiminnolla, jolla voi nostaa käden pyynnön merkiksi. Mitä useampia osallistujia kokouksessa on, sitä tärkeämpää on, että kokouksen vetäjä jakaa puheenvuorot.
• Mykistä mikrofonisi aina, kun et aio puhua. Se vähentää taustamelua. Tämä on erityisen tärkeää, kun kokouksessa on paljon osallistujia.
• On tärkeää, että digipalaverin etäosallistujilla on laadukkaat kuulokkeet käytössään. Kaikkien kokouksessa läsnä olevien on yhtä tärkeää kuulla kokouksen sisältö.
• Kun hybridipalaverin sisältö on enimmäkseen keskustelua ja kokouksessa on paljon osallistujia, voit kytkeä kameran pois, kun olet mukana enimmäkseen kuuntelemassa tai takaisin päälle osallistumisestasi riippuen.
Jokainen kokoushuone on erilainen
Kaikki kokoushuoneet ovat erilaisia ja meillä Gigantissa on runsas tarjonta, joka ulottuu myös verkkosivuillamme nähtävillä olevan tarjonnan ulkopuolelle. Viisainta on siis ottaa meihin suoraan yhteyttä, jotta voimme räätälöidä juuri sinun yrityksellesi sopivimman kokoushuoneratkaisun.
Haluatko lisätietoa?
Täältä voit lukea lisävinkkejä sopivan näytön valintaan kokoushuoneeseen ja mitä asioita valinnassa kannattaa huomioida.
