Vältä teknisiä ongelmia hybridipalavereissa
Kokonaan tai osittain digitaalisesti järjestettävät kokoukset ovat tulleet jäädäkseen, kun säännöllisistä hybridipalavereista on tullut osa jokapäiväistä työelämää. Mutta kuinka asentaa ja säätää tekniikka niin, että vältyt huonolta äänenlaadulta, jäätyviltä näytöiltä ja teknisten ongelmien aiheuttamalta ajanhukalta. Lue tarkemmin, kuinka hybridikokoukset saa sujumaan ongelmitta.
Mikä hybridipalaveri oikeastaan on?
Hybridipalaveri on kokous, jonka osallistujista osa on paikalla fyysisesti ja osa digitaalisen yhteyden kautta, joko yksin tai ryhmittäin. Hybridipalavereista on muodostunut tärkeä kohtaamispaikka ja vaihtoehto perinteiselle kokoukselle, jossa osallistujat ovat fyysisesti läsnä.
Hybridipalaverien haasteena on perinteisesti ollut luoda kaikille osanottajille yhtäläinen osallistumisen tunne – olivatpa he läsnä paikan päällä fyysisesti tai etäyhteydellä. Toimivalla tekniikalla on tässä suuri merkitys.
Videoneuvottelun edut
Mitä hyötyjä videoyhteydestä on kokouksissa tai neuvotteluissa? Modernit teknologiat ja laitteet ovat tehneet videopuheluista valtavirtaa, ja yritystasonkin ratkaisut ovat helppoja ja edullisia toteuttaa. Videoneuvottelujärjestelmä auttaa yritystäsi myös saamaan enemmän aikaan kokouksissa.
Säästä aikaa ja rahaa: Videoneuvotteluilla voi korvata osan liikematkoista ja niiden aiheuttamista kuluista, ja samalla säästyy myös aikaa.
Parempaa kommunikaatiota: Videoyhteys tekee keskustelujen ja neuvottelujen kulusta luonnollisempaa ja kommunikaatiosta selkeämpää.
Enemmän osallistujia: Voit koota tiimisi, liikekumppanisi ja asiakkaasi helposti samaan kokoukseen videoneuvottelulaitteiston välityksellä.
Mitä tarvitset järjestääksesi onnistuneen hybridipalaverin?
Hyvä äänenlaatu on kaiken a ja o
Digitaalisten kokousten huono äänenlaatu on meille kaikille tuttu asia. Hyvän äänenlaadun tarve korostuu hybridipalavereissa, joissa osa osallistujista on läsnä fyysisesti ja toiset digitaalisesti.
Kannettavan tietokoneen kaiutin ja mikrofoni eivät yleensä tuota parasta mahdollista äänenlaatua. Siksi on järkevää investoida hyviin laitteisiin, joiden avulla sekä näet että kuulet kotitoimistosta käsin osallistuvat kollegasi. Näin kaikki pääsevät kokoukseen mukaan ja voivat antaa oman panoksensa käsiteltäviin asioihin.
Terävä kuva laadukkaalla webkameralla
Kun äänenlaatu on kohdallaan, on kuvanlaadun optimointi seuraavana listalla. Kotitoimistossa erillinen webkamera on hyödyksi ja sen etuna on vapaa sijoittelu, sekä yleensä parempi kuvanlaatu kuin kannettavan omassa kamerassa.
Toimistolla laadukas webkamera on erityisen tärkeä laite. Kun kokoushuoneessa on paikan päällä useita henkilöitä, jotka osallistuvat hybridipalaveriin yhdessä, on oleellista saada jokainen osallistuja mukaan videokuvaan.Konferenssijärjestelmä
Mikäli haluat ostaa kokonaispaketin, löytyy ratkaisuksi hyviä konferenssijärjestelmiä. Sopivien ratkaisujen valinnassa on otettava huomioon useita osatekijöitä. Kokoushuoneen koko, palaverien osallistujien lukumäärä, äänen- ja kuvanlaatu, millaisia esitelmiä palavereissa pidetään ja mitkä videopalvelut ovat tapaamisissa yleisimmin käytössä. Kaikki nämä ovat oleellisia kysymyksiä.
Gigantti yrityksille tarjoaa räätälöityjä ratkaisuja neuvotteluhuoneiden suunnittelusta asennukseen, ja aina käyttöönottoon asti.
Kokoushuoneen näyttö kannattaa valita huolella
Pienet hybridikokoustilat
Suosittelemme 43-tuumaista näyttöä pienimpiin kokoushuoneisiin. Näin näyttö on sopivalla etäisyydellä ja sitä on mukava katsoa.
Keskikokoiset hybridikokoustilat
Kun kokoushuoneen koko kasvaa hieman, kannattaa huoneeseen sijoittaa ylimääräinen mikrofoni osallistujien läheisyyteen, jotta äänenlaatu säilyy hyvänä kaiutinten sijainnista riippumatta. Keskikokoisissa palaverihuoneissa näytön koon voi kasvattaa jopa 55-tuumaiseksi.
Suuret hybridikokoustilat
Suurissa kokoustiloissa on tilaa jopa 75 tuumaiselle näytölle tai kahdelle näytölle. Sijoitus kannattaa, jos esimerkiksi toistat videokokouksen yhdellä näytöllä ja haluat nähdä muille osallistujille suoratoistetut kuvat toisella näytöllä.
Varmista, että kotitoimistossasi on hyvä valaistus
Hyvä valaistus on tärkeää huoneessa, josta osallistut videokokouksiin kotitoimistoltasi. Luonnonvalo on paras valaistus. Suurista ikkunoista pääsee sisälle tasaista ja miellyttävää valoa, mutta koska Suomessa on usein myös pimeää, voi sekä toimistolla että kotona työskennellessä olla tarvetta lisävalaistukselle. Tasaista valoa antavilla lampuilla työskentelytiloihin voi saada sopivan valaistuksen. Huomaa myös välttää taustavalon edessä istumista, sillä se huijaa kameraa ja tummentaa kuvan.
Vakaa verkkoyhteys
Verkkoyhteyden epävakaus voi joskus haitata kotona työskentelyä. Verkkoyhteys voi ajoittain pätkiä tai digipalaverin kuva sumentua, kun istut kauempana reitittimestä. Onneksi näihin pulmiin on olemassa näppäriä ratkaisuja. Muutamilla pienillä muutoksilla saat ulotettua verkkoyhteyden kotisi joka nurkkaan.
Hybridipalaverien yhteiset pelisäännöt
• Palaverin koolle kutsunut henkilö kirjautuu kokoukseen 10 minuuttia ennen sen alkua varmistaakseen, että tekniikka toimii niin kuin pitääkin. Näin tekniset ongelmat eivät aiheuta harmaita hiuksia kokouksen aikana.
• Vain yhden osallistujan laite on kytkettynä kokoushuoneen laitteisiin (ääni ja mikrofoni).
• Etäosallistujat pyytävät puheenvuoron toiminnolla, jolla voi nostaa käden pyynnön merkiksi. Mitä useampia osallistujia kokouksessa on, sitä tärkeämpää on, että kokouksen vetäjä jakaa puheenvuorot.
• Mykistä mikrofonisi aina, kun et aio puhua. Se vähentää taustamelua. Tämä on erityisen tärkeää, kun kokouksessa on paljon osallistujia.
• On tärkeää, että etäosallistujilla on laadukkaat kuulokkeet käytössään. Kaikkien kokouksessa läsnä olevien on yhtä tärkeää kuulla kokouksen sisältö.
• Kun hybridipalaverin sisältö on enimmäkseen keskustelua ja kokouksessa on paljon osallistujia, voit kytkeä kameran pois, kun olet mukana enimmäkseen kuuntelemassa tai takaisin päälle osallistumisestasi riippuen.
Muut aiheeseen liittyvät artikkelit:
Miten kotona työskentelystä saa enemmän irti?
Kuinka helpottaa työntekijöiden työskentelyä tehokkuudesta tinkimättä? Tässä on vinkkimme yrityksesi varustamiseen mahdollisimman hyvin hybridityöelämää varten.
Kotitoimisto - oppaat ja artikkelit
Täältä löydät oppaat ja artikkelit kotitoimistoon ja tehokkaaseen etätyöskentelyyn.
Päivitä kotitoimistosi
Etätyö kotoa käsin ei ole enää outo poikkeus vaan tavallista arkipäivää ja trendin odotetaan jatkuvan. Päivitä laitteesi maksimaalisen mukavuuden, tehokkuuden ja turvallisuuden takaamiseksi.
