Tervetuloa tiimiin: Näin onnistut uuden työntekijän perehdytyksessä

Perehdytys auttaa uutta työntekijää nopeasti ymmärtämään työlle asetetut odotukset ja työrutiinit sekä sopeutumaan uuteen rooliinsa ja työyhteisöönsä. Perehdytyksen tarkoituksena on varmistaa, että uusi työntekijä saa edellytykset toimia tehokkaasti osana työpaikan dynamiikkaa. Perehdytys kattaa koko ensimmäisen työskentelyvuoden, mutta virallinen koeaika päättyy yleensä kuuden kuukauden jälkeen.

Uuden työntekijän palkkaaminen on kallis prosessi sekä ajallisesti että rahallisina kustannuksina. Työnantaja haluaa taata uudelle työntekijälle kaikki onnistumisen edellytykset ja saada pitkäaikaisia työntekijöitä, jotta rekrytointi on kannattava sijoitus.

– Hyvä perehdytys parantaa myös työnantajabrändiä. Gigantin emoyhtiön Elkjøp Nordicin alaisuudessa työskentelee yli 11 000 henkilöä Norjassa, Ruotsissa, Tanskassa ja Suomessa. On tärkeää, että meidät nähdään asiantuntevana työnantajana, josta työntekijämme ja esihenkilömme voivat olla ylpeitä, kertoo Elkjøp Nordicin perehdytyksestä vastaava HR-seniorkonsultti Kjersti Arnesdatter Evensen.

Kun uusi työntekijä saa sujuvasti kiinni työtehtävistään ja saavuttaa hyvän tuottavuuden tason nopeasti, saa myös palkkaava yritys nopeasti vastinetta rekrytointipanostukselleen.

– Meille Elkjøpin Pohjoismaisella pääkonttorilla onnistunut perehdytys tarkoittaa sitä, että uusi työntekijä pääsee mahdollisimman nopeasti osaksi työyhteisöämme ja saa hyvän koulutuksen tehtäviinsä. Rakennamme sitoutuneesti ilmapiiriä, jossa työntekijät voivat tuntea olonsa tervetulleiksi ja luottavaisiksi, jolloin yrityksen kulttuuriin on helppo päästä osalliseksi. Työntekijä, joka tuntee olonsa mukavaksi ja asiantuntevaksi roolissaan myös suoriutuu työssään paremmin ja haluaa sitoutua yritykseen.

Mahdollisimman sujuvan perehdytyksen takeeksi Elkjøp on kehittänyt oman sähköisen perehdytysjärjestelmänsä, joka on käytössä yrityksen kaikissa neljässä Pohjoismaisessa toimintamaassa. Järjestelmä lähettää perehdytyksen eri vaiheissa viestejä ja tehtäviä sekä esihenkilölle että uudelle työntekijälle. Tuore työntekijä saa arvokasta tietoa uudesta työnantajayrityksestään ja esihenkilö pysyy helposti keskusteluyhteydessä uuteen työntekijään.

– Olemme vakuuttuneita siitä, että perehdytys kannattaa aloittaa jo hyvissä ajoin ennen varsinaista työn aloituspäivää. Näin voimme varmistaa, että esihenkilö on hyvin valmistautunut ja uusi työntekijä on saanut mahdollisuuden tutustua yritykseen, tulevaan työpaikkaansa ja työhön liittyviin odotuksiin jo ennakkoon. Aloitamme johtajien perehdytyksen kuusi viikkoa ennen ensimmäistä työpäivää ja muiden uusien työntekijoiden perehdytyksen kaksi viikkoa ennen työn aloitusta, sanoo Kjersti Arnesdatter Evensen.

Evensen mainitsee lisäksi, että uudet työntekijät saavat jo ennen työn aloitusta pääsyn perehdytykseen kuuluvaan pakolliseen kurssikokonaisuuteen, mikäli he haluavat suorittaa kurssit osittain tai kokonaan ennakkoon.

Tehokkaasti toteutettu ja onnistunut perehdytys keskittyy työntekijään ja kattaa kaikki osa-alueet, jotka ovat uuden työn sujuvan aloituksen kannalta oleellisia. Englanniksi nämä osa-alueet ovat saaneet nimityksen ”the 6 C’s”:

• Compliance: Ohjeiden ja sääntöjen noudattaminen sekä varmistus, että kaikki uutta työsuhdetta koskevat yksityiskohdat ovat asianmukaisesti kunnossa heti alusta alkaen.
• Clarification: Odotusten ja roolien selkeys.
• Connection: Yhteydenpito ja suhteiden luominen sekä työkavereiden että sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa.
• Culture: Yrityksen arvoihin ja kulttuuriin tutustuminen.
• Confidence: Luottamuksen ja osaamisen rakentaminen koulutuksen ja tarvittavan tuen kautta.
• Check Back: Seuraa ja varmista, että uusi työntekijä kehittyy ja toimii odotusten mukaisesti. Varmista myös, että uuden työntekijän omat odotukset ovat täyttyneet.

Tutkimusten mukaan yrityksillä, jotka ovat proaktiivisia ja satsaavat hyvään perehdytykseen on merkittävästi vähäisempi työvoiman vaihtuvuus kuin yrityksillä, jotka eivät panosta näihin asioihin. Työntekijät, jotka saavat käydä läpi huippuluokan perehdytyksen suoriutuvat työstään heti alusta alkaen paremmin kuin työntekijät, joiden kohdalla perehdytys on ollut puutteellinen. Parhaiten menestyvissä yrityksissä peräti 82 % uusista työntekijöistä saavuttaa tulostavoitteensa vuoden työskentelyn jälkeen, kun puutteellisten perehdytyskäytäntöjen yrityksissä vastaava luku on vain 17 %.

(Tutkimuksen toteuttaja: Talya Bauer, Ph.D., Cameron Professor of Management, Portland State University)

Kun perehdytysjakso on päättynyt, on tärkeää tarjota työntekijälle kehittymismahdollisuuksia jatkossakin. Seuranta ja palautteenanto saavat tässä keskeisen merkityksen.

– Kannustavan ja opastavan esihenkilön tuki, ilman häiritsevää mikromanageerausta, antaa työntekijälle tilaa yrittää parhaansa, oppia virheiden kautta ja kasvaa roolissaan. Työntekijöille kannattaa antaa vastuuta. Virheitä ei tarvitse pelätä – riittää, kun otamme niistä opiksemme, sanoo Kjersti Arnesdatter Evensen vielä lopuksi.