7 tapaa, jolla teknologia edistää tuottavuuttasi

Teknologia ei ratkaise kaikkia haasteita, mutta oikein hyödynnettynä se voi parantaa työpaikan tuottavuutta sekä työntekijöiden tehokkuutta ja tyytyväisyyttä. Yhdysvaltalaisen IT-konsulttifirman, Ivantin, tutkimuksen mukaan 85 prosenttia tutkimuksessa mukana olleiden yritysten työntekijöistä eivät ole sitä mieltä, että heillä on tarvittavat resurssit tehdäkseen työnsä tehokkaasti.

Toinen, The Economist -lehden teettämä tutkimus antaa samoja viitteitä. Mobiilialustojen kautta tehtävään yhteistyöhön myönteisesti suhtautuvat työnantajat katsovat olevansa 7 prosenttia tuottavampia kuin työntekijät työpaikalla, jossa työ ei ole joustavaa. Luonnollisesti, työpaikat ovat erilaisia, mutta löydät varmasti inspiraatiota tehokkuuden nostamiseen näiden seitsemän vinkin avulla. 

• Värit tuovat tehokkuutta

  Toimistotilan värimaailma vaikuttaa tehokkuuteen, käy ilmi Lundin yliopiston teettämässä tutkimuksessa. Ihmisen aivot ovat aktiivisempia värikkäässä huoneessa.

  Sininen: Enemmän luovuutta ja vähemmän stressiä.

  Punainen ja keltainen: Enemmän aktiivisuutta, mutta myös stressaavampi ympäristö.

  Valkoinen: Auttaa oppimaan.

  Vihreä: Viihtyisämpi, parantaa luovuutta.

• 

  Pidä viestintälinjat avoinna

  Heikko sisäinen viestintä maksaa yrityksille miljoonia vuosittain, osoittavat useat tutkimukset. Perehdy pullonkauloihin ja luo strategia siihen, miten työntekijät helposti ja tehokkaasti voivat olla yhteydessä toisiinsa. Kannusta pieniin päivittäisiin keskusteluinin Google chatin tai Microsoft Teamsin chatin kautta. Säästä aikaa verkkopalavereilla, jotka ovat usein tehokkaampia kuin fyysiset kokoukset. 

• 

  Vältä turha työ

  Onko tilanne, jossa kaksi työntekijää toisistaan tietämättä alkavat suorittamaan samaa tehtävää yhtäaikaisesti, tuttu? Tätä näkee erityisesti suuremmissa organisaatioissa. Ongelman voi ratkaista jakamalla kaikki tiedostot pilvipalveluun kuten Dropboxiin, OneDriveen tai Google Driveen. Lisäksi voit ottaa käyttöön projektinhallintatyökaluja kuten Basecamp, Asana tai Trello, jotka myös auttavat vähentämään aikaavieviä prosesseja.

• Helppo pääsy yhteisiin projekteihin

  Manuaalinen tiedostojen jakaminen on hidas menetelmä, ja yleiskatsauksen puute yhteistyöprojekteissa voi aiheuttaa paljon menetettyä aikaa. Tänä päivänä monet tekevät töitä kotoaan, joten paras ratkaisu on yhteiset projektikansiot pilvessä - OneDrivessä, Google Drivessä, Dropboxissa tai vastaavassa palvelussa. Projektiryhmällä voi olla verkkoasemalla (NAS) "yksityinen pilvi", johon pääsee ulkoisesti käsiksi suojatun VPN-yhteyden kautta. 

• Rekisteröi työtunnit kätevästi

  Useat ihmiset eivät ehkä koe työtuntien rekisteröintiä mukavana menetelmänä, varsinkin jos kollegoilla ja esihenkilöillä on pääsy näihin tietoihin. Työtuntien rekisteröinti voi kuitenkin luoda kurinalaisuutta. Voit nähdä miten paljon töitä olet tehnyt, ja mihin olet käyttänyt aikaasi. On olemassa monia tapoja rekisteröidä työtunteja, mutta helpoin tapa on käyttää pilvipohjaisia ratkaisuja kuten Toggl Track, Timely ja Harvest.

• 

  Paranna kotityöskentelyn tehokkuutta

  Älä jätä työntekijöitäsi yksin luomaan kotitoimistoaan - se on ajanhukkaa ja tulos on huonompi. Varmista, että heillä on kaikki tarvittavat varusteet: tietokone, ohjelmisto, näyttö, tulostin. puhelin ja mahdollisesti myös tuoli ja työpyötä, jotta huono ergonomia ei olisi esteenä tuottavuudelle. Varmista myös, että työntekijöillä on nopea ja turvattu pääsy yrityksen järjestelmiin, kalenteriin, kokousjärjestelmiin ja tiedostoihin.

• 

  Älä hukkaa aikaa pieniin tehtäviin

  Monet arkiset pienet asiat vievät sekunteja tai minuutteja. Viikossa tai kuukaudessa niistä muodostuu kuitenkin tunteja aikaa vieviä asioita. Esimerkiksi, jos ryhmälläsi on monia järjestelmiä jotka vaativat kirjautumista salasanalla joka ikinen kerta, salasananhallintatyökalun hankkiminen voi olla fiksua. Tunnista kaikki pienetkin tehtävät ja pohdi miten niiden määrää voidaan vähentään yhdessä työntekijöiden kanssa.