4 vinkkiä neuvottelutilan yleisimpien ongelmien ratkaisuun
Älä anna teknisten ongelmien haitata tuottavaa yhteistyötä työpaikalla. Näillä neljällä vinkillä varmistat, että seuraava kokous sujuu tehokkaasti ja kitkatta.
Kuuluuko nyt? Hmm – entä nyt?
Nyt kuuluu, mutta emme näe sinua.
En saa liitettyä konetta näyttöön, onko meillä liitäntäkaapeli?
Jos olet viime vuosina osallistunut verkkopalavereihin, tunnistat nämä tilanteet varmasti. Kokousten järjestäminen voi olla haastavaa. Erityisen ärsyttävää on, kun tekniset ongelmat syövät arvokasta kokousaikaa.
Kun kaikki toimii moitteettomasti:
– Hyvin varustettu neuvotteluhuone, jossa on käytössä luotettava tekniikka ja saumattomat yhteydet, edistää tuottavaa yhteistyötä ja mahdollistaa paremmat tulokset, toteaa Gigantin yritysmyynnin teknologiapuolen avustava myyntipäällikkö Teemu Ristilä.
Hänen mukaansa tämä on helppo toteuttaa.
– Yhteydet toimivat, kun neuvottelutilaan valitaan sopivan helppokäyttöistä teknologiaa, ja kun palaveri on lisäksi huolellisesti suunniteltu, ollaan jo pitkällä.
Neljä vinkkiä niille, jotka ovat kyllästyneet neuvottelutilojen teknisiin ongelmiin:
1. Valitse helppokäyttöisiä laitteita
- Vertaile vaihtoehtoja. Tutki ja vertaile erilaisia näyttöjä, äänentoistojärjestelmiä ja videoneuvotteluratkaisuja. Kiinnitä erityisesti huomiota siihen, miten eri laitteet ja järjestelmät toimivat yhdessä.
- Valitse helppokäyttöisiä käyttöliittymiä. Laitteiden pitäisi olla niin helppokäyttöisiä, että kuka tahansa pystyy käyttämään niitä ilman erillistä koulutusta. Valitse laitteita, joissa on intuitiiviset hallintalaitteet ja käyttöliittymät.
- Pohdi skaalautuvuutta. Tuotteiden on tietenkin oltava yrityksen kokoon (ja järjestettävien kokousten kokoon) nähden sopivia juuri tällä hetkellä, mutta joskus voi olla fiksua hankkia ratkaisuja, joita on mahdollista laajentaa. Jos tarpeet muuttuvat myöhemmin, ei neuvotteluhuoneen teknologiaratkaisuja tarvitse rakentaa alusta.
Vinkki! Älä hankaloita laitteiden käyttöä turhan monilla vaihtoehdoilla tai liiallisella asetusten säätämisellä. Kun järjestelmä on oikein mitoitettu, ei käyttäjän pitäisi joutua tekemään mitään muutoksia, vaan hän voi keskittyä tärkeimpään eli itse kokoukseen.
2. Valitse teknologia neuvottelutilan mukaan
- Näytön koko ja resoluutio. Näytön koon tulee olla sellainen, että sen näkee kaikkialta neuvottelutilasta. Hyvät katselukulmat, kirkkaus ja resoluutio parantavat neuvottelun osallistujien kokemusta.
- Ääni ja akustiikka. Valitse äänentoistolaitteet tilan akustiikan mukaan. Kaiuttimet ja mikrofonit tulee sijoittaa siten, että ääni jakautuu koko tilaan selkeästi ja tasapainoisesti.
- Yhteistyötyökalut ja liitännät. Neuvottelutila kannattaa varustaa välineillä, jotka voidaan helposti liittää kannettaviin tietokoneisiin, älypuhelimiin tai muihin laitteisiin esitysten, asiakirjojen ja videoiden jakamista varten.
- Pöydät ja tuolit. Kalusteet kannattaa järjestää siten, että näyttö näkyy mahdollisimman hyvin ja että kokousosallistujien on helppo keskustella keskenään. Varmista, että kaapelit ja pistorasiat ovat helposti ulottuvilla koko tilassa.
Laitteet videoneuvotteluihin
Selaa laajempaa valikoimaaInfonäytöt
Selaa laajempaa valikoimaa
3. Tarkista, että liitännät toimivat
- Testaa ennen kokousta! Tarkista mieluiten ennen jokaista kokousta, että kaikki laitteet, kuten näytöt, äänentoistolaitteet ja videoneuvottelujärjestelmät toimivat. Onko tilassa kaikki tarvittavat kaapelit ja liitännät? Niitä saattaa usein kulkeutua toisiin neuvottelutiloihin.
- Huolehdi varajärjestelmästä. Yllättäviin yhteysongelmiin on aina hyvä varautua. Tilassa on hyvä olla ylimääräisiä kaapeleita, sovittimia ja mobiilitukiasemia.
- Ylläpito ja päivittäminen. Mahdolliset ongelmat voidaan ehkäistä jo ennen niiden syntymistä ylläpitämällä ja päivittämällä kokoustekniikkaa säännöllisesti.
4. Älä unohda etäosallistujia
- Laadukkaat ratkaisut videoneuvotteluihin. Luotettavaan videokonferenssiohjelmistoon ja -laitteistoon kannattaa investoida. Näin taataan hyvä yhteydenpito etäosallistujien kanssa. Laadukkaat web-kamerat, mikrofonit ja kaiuttimet parantavat sekä etä- että lähiosallistujien kokemusta.
- Jaa kokousaineistot etukäteen. Käytä yhteistyöalustoja tai projektinhallintatyökaluja kokouksen asialistan, esitysten ja muiden asiakirjojen jakamiseen osallistujille etukäteen. Näin kokoukset etenevät sujuvasti.
Vinkki! Etäkokouksia varten kannattaa laatia ohjeet. Osallistujien tulisi puhua selkeästi ja pitää mikrofoni mykistettynä muiden puhuessa. Chat-toimintoa kannattaa hyödyntää kysymysten tai kommenttien esittämiseen kokouksen aikana.
