Parempia tuloksia paremmalla yhteistyöllä
Ensimmäinen ja tärkein askel kohti hyviä tuloksia on hyvä yhteistyö. Mutta miten tiimin saa toimimaan saumattomasti yhdessä ja mitkä työkalut tukevat parhaiten toimintaa juuri teidän työpaikallanne? Poimi parhaat vinkit tästä jutusta.
Teksti: Aksel Brinck ja Natasja Broström
Ryhmä on aina vahvempi kuin yksilö. Se on tiedetty jo ammoisista metsästäjä-keräilijöiden ajoista asti. Sama pätee yhä tänä päivänä nykyaikaisissa työpaikoissa, joissa ryhmätyöllä on tärkeä rooli niin ongelmanratkaisussa kuin kehitystyössäkin. Tiimin jäsenet saattavat olla fyysisesti kaukanakin toisistaan, ja työ vaatii nykyisin usein enemmän luovuutta ja abstrakteja ratkaisuja kuin käsipareja paikan päällä. Tiimi onnistuu vain, jos yhteistyö toimii saumattomasti myös etänä.
Ryhmässä työskentelyn edut
Ryhmän jäsenet voivat jakaa osaamistaan. Jokainen on ainutlaatuinen resurssi, jota ryhmä voi yhdessä hyödyntää tehdessään tärkeitä päätöksiä ja etsiessään parhaita ratkaisuja. Yhteistyö – kun se toimii – myös sitoo ryhmän jäseniä tiiviisti yhteen, ja vahvistunut ryhmähenki auttaa taas seuraavassa tehtävässä. Tiimissä opitaan toisilta ja lopputulos on enemmän kuin osiensa summa.
Ryhmä voidaan koota jotain tiettyä projektia varten, mutta tiimi voi olla myös pysyvä työyhteisö, esimerkiksi yhden toimiston väki. Jokaisen tiimin on joka tapauksessa kyettävä toimimaan yhdessä parhaalla mahdollisella tavalla. Avuksi kannattaa käyttää arvostettuja ryhmätyösovelluksia, joita on tarjolla esimerkiksi Microsoft 365:n ja Google Workspacen uusimmissa ohjelmistoversioissa.
Tekniset ratkaisut yhteistyöhön
Yhteistyön tekemiseen löytyy runsaasti erilaisia tietoteknisiä ratkaisuja, jotka voidaan jakaa karkeasti viiteen kategoriaan. Suurin osa konkreettisista tehtävistä alkaa suunnittelusta ja projektinjohtamisesta.
Siihen on tarjolla lähes loputon määrä työkaluja. Joskus tarvitaan alalle räätälöityjä ratkaisuja, mutta usein kannattaa ainakin aluksi kokeilla vaikka Microsoft 365:n Projektinhallintaa. Google Workspace Marketplace tarjoaa myös mahdollisuuksia testata itselleen sopivaa ratkaisua, esimerkiksi Gantter-projektinhallintaohjelmistoa.
Välineitä viestintään
Seuraava kategoria ovat ohjelmistot ja palvelut etäkokouksiin. Lukuisilla työpaikoilla ovat jo tulleet tutuiksi esimerkiksi Microsoft Teams, Google Meet ja Zoom. Niiden lisäksi monissa isoissa organisaatioissa on käytössä Ciscon ratkaisu Webex.
Kaikki nämä ohjelmistot pystyvät suunnilleen samaan, toimivat myös selaimessa ja mahdollistavat esimerkiksi asiakirjojen jakamisen. Ohjelmistot ovat kehittyneet kuluneen koronavuoden aikana valtavaa vauhtia ja tarjoavat nykyisin erittäin joustavia ratkaisuja.
Oikeastaan mainittuja ohjelmia voisikin jo kutsua viestintätyökaluiksi, jotka ovat kolmas tiimityökalujen kategoria, sillä niissä on myös esimerkiksi sisäänrakennettu keskustelutoiminto. Monesti reaaliaikainen verkkokeskustelu on paljon tehokkaampi tapa viestiä tiimin kesken kuin sähköpostitse tai puhelimitse. Se vähentää sähköpostin määrää, sujuvoittaa viestintää ja nopeuttaa päätöksenteko- ja hyväksyntäprosesseja.
Vähemmän voi olla parempi
Kun tiimi on saanut yhteistyönsä alkuun, seuraava tarve on tiedostojen jakaminen usealle henkilölle käsiteltäväksi yhtä aikaa. Sekin onnistuu Microsoft 365:ssä ja Google Workspacessa. Microsoft 365:ssä asiakirja tallennetaan OneDrive-pilveen, minkä jälkeen käyttäjä voi helposti kutsua muita muokkaaman sitä kanssaan painamalla Wordin ja Excelin oikeassa yläkulmassa olevaa Jaa-painiketta.
Viides ryhmätyön edistäjä ovat pilvipalveluratkaisut. Yhteiseksi työn tekemisen paikaksi voi valita OneDriven, Google Driven tai jonkin muun, kunhan kaikilla tiimin jäsenillä on koko ajan pääsy työn kohteena oleviin pilvialustalla oleviin asiakirjoihin ja tiedostoihin riippumatta siitä, missä kukin sijaitsee.
Pilvialustalla toimittaessa vältetään myös eri versioiden aiheuttamat sekaannukset, kun kaikki tiedostoversiot ovat samassa keskitetyssä paikassa. Silloin säästetään suunnaton määrä edestakaisia sähköposteja – ja aikaa. Joskus parempi yhteistyö voi nimittäin yllättäen tarkoittaa myös sitä, että viestintää tarvitaankin vähemmän.
Tiimityökalut kuntoon
Valitse ryhmän yhteistoimintaa tukemaan sellaiset työkalut, jotka vastaavat parhaiten myös erilaisten yksilöiden erilaisia tarpeita.
- Monipuolisuus on usein etu - Joissain yrityksissä tarvitaan toki alakohtaisia erikoistyökaluja, mutta muutoin on hyvä valita ohjelmistoja ja palveluita, joissa on monipuoliset toiminnot.
- Käyttäjäystävällisyys kunniaan - Käyttäjäystävälliset ratkaisut säästävät aikaa ja rahaa. Tutustu demoihin ja varsinkin käyttöliittymään ja navigointimahdollisuuksiin.
- Tietoturvaa ja tietosuojaa - Työryhmän jäsenten on joskus tarpeen keskustella myös kahden kesken ilman, että se näkyy tai kuuluu muille. Varmista, että työkalut sopivat myös arkaluontoisten asioiden käsittelyyn.
- Pilvi palvelee kaikkia kaikkialla - Pilvipohjaisissa palveluissa tiedostojen jakaminen ja versiohallinta käyvät kätevästi kaikilta – ja kaikkialta.
- Eroon yhteensopivuusongelmista - Valitse työkalut, jotka voi vaivatta integroida muihin ohjelmistoihin ja jotka tukevat kaikkia tiimin käyttämiä tiedostomuotoja.
3 vinkkiä hyvään ryhmätyöhön
- Aseta tavoitteet ja säännöt
Tiimin tavoite on tuotava säännöllisesti esiin, jotta päämäärä pysyy yhteisenä. Lisäksi on oltava yhteiset pelisäännöt ja tieto siitä, miten kauan esimerkiksi kokoukset saavat kestää. - Kuunteleminen on kultaa
Toimivassa tiimissä kunnioitetaan toisia, kuunnellaan ensin ja puhutaan vasta sitten. Se rakentaa keskinäistä luottamusta. - Ole avoin ja joustava
Ihmiset lähestyvät tehtäviä niin henkilökohtaisesti kuin ammatillisestikin eri tulokulmista. Moninaisuus synnyttää parhaat ja luovimmat tiimit.