Kun toimisto tulee kotiin

Etätyö ei välttämättä jää ohimeneväksi ilmiöksi. Näin ennustaa ainakin tanskalainen tulevaisuustutkija ja Universal Futurist -konsulttitoimiston vetäjä Anne Skare Nielsen. Hän uskoo, että pandemia muuttaa ihmisten ja yritysten suhtautumista etätyöhön pysyvästi.

– Tietenkään etätyö ei jää yhtä yleiseksi kuin koronakriisin aikana, mutta kun pandemia pakotti ihmiset tekemään töitä kotona, todella monet huomasivat, että nykyisessä työelämässä on paljon turhauttavia asioita, joita voidaan vähentää ja tehdä paremmin, Nielsen sanoo. Hän mainitsee esimerkkeinä erityisesti kokoukset sekä matkat kodin ja työpaikan välillä. Monet kokevat kokoukset ärsyttävinä keskeytyksinä, jotka häiritsevät työpäivän rytmiä. Fyysiset kokoukset voidaankin usein aivan hyvin korvata lyhyillä ja tehokkailla videotapaamisilla.

– Kun iso osa työntekijöistä on joutunut etätöihin, he ovat oppineet käyttämään etäkokousohjelmia sujuvasti. Kokouksetkaan eivät siis enää vaadi läsnäoloa työpaikalla.

Anne Skare Nielsen on myös huomannut merkkejä siitä, että mahdollisuus etätyöhön toimii yhä useammin houkuttimena, kun yritykset kilpailevat osaavimmasta työvoimasta.

– Tämä ei koske vain niitä toimijoita, jotka ovat tottuneet omaksumaan uusia tapoja ensimmäisten joukossa, kuten IT-alaa, missä etätyö on jo nyt normaali käytäntö. Etätyömahdollisuuksilla kilpailevat nykyään myös vanhakantaisemman kulttuurin edustajat, kuten rahoitusala, Nielsen toteaa pieni pilke silmäkulmassaan. Nielsenin mukaan joissakin yrityksissä on koronakriisin aikana huomattu jopa työn tuottavuuden parantuneen, kun henkilökunta on ollut etätöissä.

– Näin ei kuitenkaan tapahdu välittömästi kaikissa yrityksissä, joissa yritetään ottaa koronakriisin kokemuksista oppia ja laajentaa etätyömahdollisuuksia. Kun opetellaan uusia asioita, kuten uusia työtapoja, tuottavuus ensin laskee, kun uudet asiat vievät huomiota varsinaisesta työstä. Sitten kun päästään alkuvaiheen yli, tuottavuus kuitenkin kääntyy taas nousuun, kun uusista työtavoista saadaan kaikki irti, Nielsen sanoo.

Useimmiten tiedot eivät ole kotitoimistolla yhtä hyvässä suojassa kuin työpaikalla. Onneksi asiaan voi vaikuttaa. Tietoturvariskejä on kahdenlaisia. Ensinnäkin on riski, että joku ulkopuolinen pääsee käsiksi tietokoneeseesi tai lähettämiisi tiedostoihin. Siksi tietokoneessa tulee olla riittävä tietoturva­ohjelmisto, ja se pitää myös päivittää. Kun siirrät tietoja kotitoimistolta työpaikkasi palvelimelle, käytä aina suojattua VPN-yhteyttä.

Toinen riski on se, että kotitoimiston tiedostot tuhoutuvat. Tiedostoista voi tehdä varmuuskopion ulkoiselle USB-kiintolevylle, joissa usein on myös varmuuskopiointiohjelmisto, tai kodin lähiverkon NAS-verkkokiintolevylle, johon voi tallentaa myös perheen valokuvat, musiikin ja videot. Joissakin kiintolevyissä on kaksivaiheinen tunnistautuminen, jossa tavanomaisen sisäänkirjautumisen lisäksi on annettava tunnistautumistieto myös puhelimen turvasovelluksessa.